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Divisão de Arquivo e Protocolo - PROAD

1 – O que acontece quando um processo é recebido fisicamente, mas não é enviado pelo sistema?

O servidor que receber o processo fisicamente e este não estiver sido enviado (tramitado) pelo sistema, deverá retornar o processo para quem o enviou para inserir no SIPAC a tramitação.

2 – O processo é apenas cadastrado no Setor de Protocolo localizado na DIAP?

Não. Na UFERSA há protocolos setoriais que atendem apenas à demandas específicas de sua atuação, tais como PROGEPE, DRE, PROAD, PROPLAN, PROGRAD, Reitoria, CPPS, DCV, dentre outras Unidades. Há ainda os protocolos dos Campi (Angicos, Caraúbas e Pau dos Ferros), que realizam abertura de processo de acordo com suas demandas.

3 – Quando o usuário cadastrar o processo, para onde o processo é encaminhado?

Quando o processo é cadastrado no Protocolo, este será encaminhado para a unidade indicada pelo usuário ou por meio de orientação normativa institucional.

4 – Posso cancelar um processo? E como devo proceder?

Um processo só pode ser cancelado pela unidade que o criou. Assim, deverá o servidor encaminhar o processo para a unidade de origem juntamente com um memorando indicando o motivo do cancelamento para que assim ele possa ser cancelado. O chefe da unidade é quem vai autorizar o procedimento.

5 – É possível visualizar todos os documentos do processo quando ele for cadastrado no Sistema?

Não. O SIPAC disponibiliza apenas algumas informações relacionadas ao processo, focando prioritariamente nas tramitações ocorridas, ou seja, o(s) destino(s) e o local atual que se encontra o processo, e despachos eletrônicos (quando disponibilizados pela Unidade).

6 – Como consigo acompanhar o andamento dos processos no SIPAC/UFERSA?

É possível o acompanhamento de qualquer processo desde que o mesmo tenha sido cadastrado como de natureza “Ostensivo” através do seguinte endereço: http://sipac.ufersa.edu.br/public/jsp/portal.jsf

7 – Posso arquivar um processo em minha Unidade?

Não. O processo só pode ser arquivado pela Divisão de Arquivo e Protocolo (DIAP).  A unidade ou servidor autorizado que desejar o arquivamento deverá enviá-lo fisicamente e pelo Sistema para o arquivamento. É obrigatória no despacho final a informação que o processo deverá ser arquivado, como o uso do “Arquiva-se”.

8 – O interessado pode transportar o processo depois de cadastrá-lo no protocolo para qualquer setor?

Estão autorizados a levar o processo apenas os servidores, estagiários e terceirizados até meia hora antes do fechamento dos setores.

9 – Depois de aberto o processo, o Protocolo é o responsável pela inclusão de novos documentos?

Não. Os documentos a serem anexados posteriormente ao cadastro devem ser entregues no local em que esteja o processo.

10 – De que forma solicito o desarquivamento do(s) processo(s)?

Para desarquivar qualquer processo é necessário enviar- e-mail para diap@ufersa.edu.br. O e-mail válido para essa ação é somente da chefia e/ou e-mail do setor.

11 – É possível enviar um processo com status arquivado?

Não. Para o envio do mesmo é necessário que o processo seja desarquivado e, para isso, somente a Divisão de Arquivo e Protocolo poderá realizar tal procedimento.

12 – Quantas folhas devem conter um volume processual?

Cada volume de processo deve conter no máximo 200 folhas, sendo necessário constar no final de cada volume o Termo de Encerramento e no início do volume seguinte o Termo de Abertura.

1 de fevereiro de 2016. Visualizações: 1197. Última modificação: 01/02/2016 21:12:07